Alles in Ordnung
Pilotprojekt zur Einführung der elektonischen Akte bei der regio iT aachen abgeschlossen.
Nach 18 Monaten Projektlaufzeit verfügt die regio iT aachen über eine elektronische Akte: Mit einem Dokumenten-Managementsystem greifen Mitarbeiter der regio iT aachen auf eine einheitliche und den Geschäftsprozessen angepasstes elektronisches Archiv zu.
Dokumente und Information in elektronischer Form sind aus Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Aber auch Papierdokumente gehören nach wie vor zum Tagesgeschäft. Diese Situation erschwert die Archivierung von Dokumenten aus den verschiedensten Quellen: Dokumente aus SAP-Systemen, Anschreiben, Faxe, E-Mails, Office-Dokumente und Web-Dokumente waren bis vor kurzem nicht ohne Medienbrüche verfügbar.
Zusätzlich durchlaufen viele Dokumente – zum Beispiel Angebote oder eingehende Rechnungen – bis zu ihrer vollständigen Abarbeitung elektronisch und/oder in Papierform mehrere Organisationseinheiten. Und im Zweifelsfall verfügte am Ende jedes Center über eine Kopie in der eigenen Ablage.
Nach einer umfassenden Analyse der Arbeitsabläufe und Prozesse sowie der vorhandenen Dokumentenarten ging es an das Umsetzen der Projektziele:
Unternehmensprozesse effizient zu unterstützen
Suchaufwand zu reduzieren und so Mitarbeiter zu entlasten
Kosten für Ordner und Papierakten einzusparen
gesetzliche Anforderungen zur elektronischen Archivierung zu erfüllenn
Anforderungen im Rahmen der ISO Zertifizierung (Produktakte) gerecht zu werden
verstreute Dokumentenbestände zentral zusammen zu fassen
Medienbrüche zu vermeiden
Die elektronische Akte beseitigt das Problem, dass Informationen in verschiedenen Programmen und Ordnern vorliegen. Ihre Fragen zum Projekt und zum Thema "Elektronische Akte" beantwortet Josef Mommertz (josef.mommertz@regioit-aachen.de, 0241. 413 59-9613.
